Immer erfassen
Name, Kontaktmöglichkeit, kurze Beschreibung des Anliegens und, falls relevant, Objekt oder Einsatzort. Ohne diese Basis lässt sich kein belastbarer Vorgang bilden.
Checkliste / Kundenanfrage
Welche Angaben braucht eine Kundenanfrage im Handwerk wirklich?
Zu viele Pflichtfelder bremsen die Anfrage. Zu wenige Angaben erzeugen Rückfragen und Leerlauf. Die richtige Intake-Struktur sammelt nur das, was nötig ist, damit ein klarer nächster Schritt möglich wird.
Minimaler Intake
01 · KONTAKTName + erreichbarer Kanal
02 · ANLIEGENWas soll gemacht werden?
03 · ORTWo findet es statt?
04 · KONTEXTFotos, Maße, Terminwunsch falls relevant
05 · NEXT STEPRückfrage, Termin oder Angebot
Die Checkliste
Pflicht, situativ oder später.
Nicht jedes Gewerk braucht dieselben Felder. Entscheidend ist, Informationen nach operativer Notwendigkeit zu unterscheiden.
Je nach Gewerk
Fotos, Maße, Stückzahl, Material, Zugänglichkeit, Dringlichkeit oder Terminfenster. Nur das abfragen, was die nächste fachliche Entscheidung wirklich unterstützt.
Nicht beim Erstkontakt erzwingen
Daten, die erst für Kalkulation, Terminplanung oder Auftragsabwicklung nötig werden, können nachgelagert ergänzt werden.
Operative Regel
Eine vollständige Anfrage ist nicht das Ziel. Ein eindeutiger nächster Schritt ist das Ziel.
Wenn Angaben fehlen, darf der Vorgang trotzdem steuerbar bleiben. Dafür muss sichtbar sein, was fehlt, wer die Rückfrage stellt und wann wieder geprüft wird.
01 / CHECKFEHLT?
Fehlende Information explizit machen.
Nicht nur „unvollständig“, sondern konkret festhalten, welche Angabe oder Unterlage fehlt.
02 / ASSIGNOWNER
Rückfrage zuordnen.
Eine Person übernimmt den nächsten Kontakt, auch wenn später mehrere Rollen beteiligt sind.
03 / DUEFÄLLIG
Nächsten Zeitpunkt setzen.
Die Anfrage bleibt sichtbar, bis Rückmeldung, Termin, Angebot oder bewusster Abschluss erreicht ist.
FAQ
Typische Fragen zur Intake-Struktur.
Soll ich ein langes Kontaktformular bauen?
Nicht automatisch. Ein langes Formular kann unnötige Abbrüche erzeugen. Erfassen Sie zuerst nur Informationen, die für Qualifikation oder den nächsten Schritt wirklich gebraucht werden.
Sind Fotos immer Pflicht?
Nein. Für manche Gewerke beschleunigen Fotos die Einschätzung stark, in anderen Fällen bringen sie wenig. Die Anforderung sollte zum konkreten Prozess passen.
Was mache ich mit unvollständigen Anfragen?
Markieren Sie exakt, was fehlt, legen Sie Owner und Fälligkeit fest und halten Sie die Anfrage als offenen Vorgang sichtbar.
Brauche ich ein CRM dafür?
Nicht zwingend. Zuerst sollte der minimale Prozess funktionieren. Ein größeres System ist erst sinnvoll, wenn reale Nutzung zeigt, dass die bestehende Struktur nicht mehr reicht.
Vom Formular zum Prozess
Prüfen Sie nicht nur, welche Daten eingehen, sondern auch, ob jede Anfrage weitergeführt wird.
Der browserlokale Prozess-Check zeigt, ob offene Vorgänge, Zuständigkeiten und nächste Schritte in Ihrem aktuellen Ablauf klar genug sichtbar sind.